DrupalCamp Ghent 2018: Terugblik als co-organisator

DrupalCamp Ghent 2018

Dit is een persoonlijk artikel en neemt geen standpunten in voor de Drupal User Group VZW.

Ieder jaar organiseren we met de Drupal User Group België (DUG) VZW een groot evenement om zoveel mogelijk Drupalistas samen te brengen.

De DUG is een groep van vrijwilligers die zich individueel engageren om Drupal in België te ondersteunen. Het gaat dus niet uit van bedrijven of organisaties. Natuurlijk worden we wel ondersteund door verschillende organisaties. Zo stelden EntityOne, 3Sign en Dropsolid gratis hun kantoren open voor de vergaderingen. Waarvoor dank!

Keuze voor Gent in 2018

De eerste taak bij het organiseren van een DrupalCamp is locatie en datum. Persoonlijk vind ik het belangrijk om zoveel mogelijk van locatie te veranderen. Hopelijk hebben we zo een groter bereik. Gent is in dat opzicht niet de eerste keuze, de meeste edities zijn al in Gent doorgegaan. Maar aangezien het in 2017 Antwerpen was, en er veel praktische voordelen waren aan Gent (gekende locatie, meeste van de organisatoren wonen en/of werken in Gent) is er in 2018 opnieuw voor Gent gekozen.

Datum prikken is ook niet evident. Er zijn heel wat zaken om rekening mee te houden. Eerst en vooral natuurlijk: wanneer is de locatie vrij. Maar we houden ook rekening met andere (Drupal) evenementen, belangrijke feestdagen, vakanties, verlengde weekends, etc. Uiteindelijk is de keuze dan gevallen op 23 en 24 november.

Website en Design

Volgende grote punt is de website en design. Hier hebben we beslist om niet langer ieder jaar een nieuwe website te maken. Maar nu een website te bouwen waar iedere editie een plaats op kan hebben. Ook is het de bedoeling dat deze website op termijn drupal.be gaat vervangen. Dit is een van de punten waar ik mij als een van de vrijwilligers opgegeven heb. 

Het design is door Dries Van Giel gemaakt. Het is altijd een enorm groot werk aangezien er niet enkel logo en website moet ontworpen worden, maar stickers, programmaboekje, banners, T-shirts, sokken, ... Dus, dikke merci Dries!

Tweede betalende editie

In 2017 is de keuze gemaakt om voor het eerst geld te vragen aan deelnemers. We houden de kost bewust laag omdat het een laagdrempelig evenement moet zijn. We willen dat ook amateurs gemakkelijk toegang hebben. Voor studenten was het opnieuw gratis.

Het heeft vooral als positief effect dat er een veel minder 'no show' is. Zo kunnen we beter plannen en bestellen we bijvoorbeeld niet teveel eten (catering is onze grootste kost).

Sponsors

De inkomsten uit de tickets zijn echter helemaal niet voldoende om de kosten te dekken. Daarom zijn er jaarlijks ook sponsors. Zonder HoGent, Ausy, Level27, Agiledrop, Dropsolid, Amplexor, Combell. Wijs, EntityOne, Calibrate, GBL, Coworks en 3Sign zou DrupalCamp niet mogelijk zijn!

Drupal 8 Basic Training

Training

Op DrupalEurope heb ik in 2018 les gegeven net voor de conferentie. Het leek ons interessant om dat ook eens te proberen bij DrupalCamp. Op het laatste moment is er beslist om het niet de dag voor DrupalCamp, maar op de vrijdag te laten doorgaan. Helaas heb ik hierdoor heel wat sessies moeten missen.

Het is zeker iets om te overwegen voor komende jaren ook. Nu was het een introductie tot Drupal 8. Volgend jaar zou ik ook graag een development training organiseren.

Video's

Een niet te onderschatten uitdaging is ook altijd het opnemen van de sessies. We worden ieder jaar beter, maar het is nog niet gelukt om alles perfect op te kunnen nemen. Achteraf is het ook veel werk om alles goed te monteren, renderen en uploaden. Bedankt aan Ruben Causyn hiervoor!

Je kan alles video's terugvinden op het YouTube kanaal van de Drupal User Group

DrupalCamp 2019?

Ook in 2019 zijn we van plan om een DrupalCamp te organiseren. Waar? Dat kan jij mee bepalen! We kunnen steeds hulp gebruiken bij de organisatie. We doen enkel werkvergaderingen (dus geen 'huiswerk') omdat we beseffen dat het voor iedereen moeilijk is om naast job/gezin/hobbies/etc. er ook nog werk bij te nemen voor een evenement organisatie. Contacteer mij en ik breng je in contact met de rest van de organisatie.

We want you